广义的物业管理软件设计应该覆盖物业管理公司的整个办公自动化系统，它除了包含传统的资料维护、财产管理、入住装修管理、维修管理、人事管理、财务管理等功能以外，还应该包括物业管理公司下属的保安部门的安放监控系统软件和应用于社区内部局域网上的WEB网站软件。下面具体说明各模块软件功能 狭义的管理包含传统的资料维护、财产管理、入住装修管理、维修管理、人事管理、财务管理等功能：
(1)资料维护： 初始化物业管理的必需基本数据，如发展商资料，物业基本资料，房屋基本资料，业主资料，管理员资料，操作员资料等。这些是运行此物业管理软件的前提条件。可以在此项目中查找、添加、修改、浏览和打印相应的基本资料。
(2)物业财产管理： 包括房产、设备、道路、卫生绿化、停车管理等。
[房产管理]：
a.其中提供了房产住户名细表，可以方便地查找打印房号所对应的住户详细信息，包括户主的照片,并可加以编辑修改和统计查询。使本来工作量相当大且繁琐的资料登记和存档工作变得极为方便 ，并可对大量资料及时进行分类、加工处理、保存和传递。
b.钥匙管理，对住户入住钥匙的领取管理，查询和统计。
c.装修管理，包括住户装修申请管理，小区内房屋装修状况的统计查询。
d.交接管理，包括接管验收资料的录入整理、分类建档及查询管理。
[设备管理]： 包括对安全防范设备、卫生绿化设备、水电气油设备和通讯网络设备等的资料维护及维护记录的管理。
[道路管理]： 对小区内各主干通道、辅助通道和重要的分支通道进行管理。 [卫生绿化]： 小区内卫生绿化情况的安排和管理。[停车管理]： 小区内停车场车位管理和进出车量的登记及停车收费的管理统计等。
(3)入住管理：业主入住登记管理(入住基本资料、入住户内验收)、打印入住正式通知单、住户家庭资料录入、房产资料查询。
(4)人事管理：小区管理人员、居住人员、保安纠察 的人事档案及相关资料的管理。
(5)财务管理：
a.提供了水电费、物业管理费的单价设置，水电费抄表输入、收费管理，物业管理费的收取和查询管理，特约服务、罚款没收管理，工作人员工资的查询管理。 b.只需输入相应的数据既可自动计算出用户的应缴费用，并自动打印出收费单据，并可以E-MAIL形式给住户发出收费通知单、催款单。对财务数据可进行统计对比，通过财务核算、财务分析为管理者提供公司的资金运营状况，使管理者及时了解小区物业管理中各项有关业务的收支状况，为其科学决策提供重要依据。 c.可对收费超时期限进行设置，当有住户未能按时缴纳费用时，系统会自动弹出对话框发出报警，并将超时住户资料列出。这使得收费管理和查询非常方便，免除了管理人员的大量重复繁琐的手工查找和计算过程。
(6)保卫治安：对小区内保安的巡逻巡更、投诉上访、事件处理进行管理。
(7)维修管理：
a.包括房屋建筑设备和小区公共设施的维修管理。房屋建筑设备管理中根据住户维修委托书填写维修项目，并登记维修所用的材料及相应费用的收取。公共设施管理中对电梯等公共设施的维修保养记录进行资料管理。
b.对设备和公共设施的检测维修定期查询统计， 对比各种数据，可及时进行维护修缮，采取有效措施，对易发生问题的重要设备建立检修档案，定期强制更换部件和保养，做到防患于未然。
(8)综合查询：综合资料的统计查询，包括小区资料、小区地图、楼群查询、娱乐设施、卫生保健、办公设施、公共设备、公共物产以及财务和人事情况的查询。
(9)系统工具：
a.包括数据的备份、恢复，操作员的更换，添加，权限的设置。
b.为考虑到系统的安全性，提供了多级权限设置控制功能，可自定义使用权限和密码，系统会自动跟踪、记录所有报警和违规操作记录。
c.系统可进行所要数据的备份，以便系统数据的安全恢复。
(10)办公工具：系统应具备日志管理等办公工具，可以用于会议召开、任务分派、日记记录以及自动产生设备维护、费用交纳等工作，大大提高物业管理人员日常工作效率。狭义的物业管理软件模块设计是参照全国优秀物业管理小区的物业管理流程制定的，可以针对不同岗位单独使用，各个模块之间又共享一个数据库，可以实现数据共享。广义的物业管理软件除上述功能模块外应还包括安防监控软件和网络服务软件(网站)。目前一般智能小区的安防监控系统包括图象监控与周边防盗系统、室内安防系统和电子巡更系统，前两者构件了小区住户内外两道安全屏障，电子巡更系统则是为了规范管理保安巡逻人员在指定时间到达制定的巡逻点。软件设计时应该附加企业管理模块，管理人员可以考察保安人员的警情处理情况，及时对其工作绩效做出考评，同时可随时了解小区的安防情况。
